Option

Arten von Vorreservierungen

HOTEL.PROFI kennt zwei Arten von Vorreservierungen

- Vorreservierung (mit Schriftwechsel)

- Option (ohne Schriftwechsel)

Die Option

- optionale Reservierung sind Vorreservierungen ohne Schriftwechsel

- typisches Beispiel:

- ein Gast meldet sich z.B. telefonisch und bittet um ein vorläufiges Reservieren eines Zimmers

- Gast nennt oder bekommt Frist, bis wann er die Reservierung bestätigen muss (meist telefonisch)

- es erfolgt keinerlei Schriftwechsel

- wenn der Gast für die Vorreservierung einen Schriftwechsel mit Reservierungsbestätigung und Rückbestätigung möchte, ist die Vorreservierung das Mittel der Wahl

Anlegen einer Optionsbuchung beim Reservieren

- setzen Sie den Haken bei "Option" im 3. Schritt des Reservierungsvorganges

- es folgt eine Abfrage, bis wann die Option aufrecht erhalten werden soll

- geben Sie das Datum ein, bis wann die Rückbestätigung erfolgen soll

Hinweis:

Nach Ablauf der Frist wird die Reservierung nicht automatisch aus dem System entfernt. Die Stornierung muss auf dem regulären Weg erfolgen!

Nachträgliche Statusänderung auf "Option"

- öffnen Sie eine garantierte Reservierung (königsblau)

- klicken Sie auf "Bearbeiten" und auf "Option".

- es öffnet sich wie bei 1. das Optionsfenster

Darstellung von Optionsbuchungen

- Vorreservierungen werden in Belegungsübersicht und im Belegungsplan farblich gekennzeichnet. Zusätzlich werden die Reservierungen mit einem ?-Symbol gekennzeichnet.

- in der Belegungsübersicht:

- im Belegungsplan:

Überwachung von Optionsbuchungen

- die Übersicht zeigt unter "Optionen" eine Auflistung von allen optionalen Reservierungen, die bis zum heutigen Tag und davor zurückbestätigt sein müssten

- diese Optionsbuchungen können dann ggf. geprüft werden

Bestätigung der Option

- wenn der Gast die Reservierung bestätigt, öffnen Sie den Reiter "Status" der Reservierung und klicken Sie auf "Bestätigen"

- die Reservierung erfährt eine Statusänderung von "Option" zur garantieren Reservierung

- wenn der Gast die Reservierung schriftlich bestätigen muss, kann sie anschließend zu Vorreservierung umgewandelt werden, um entsprechende Formulare zu drucken