Gastdaten
Anlegen eines Gastes
- klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Adresskartei und wählen Sie "Neue Adresse" aus dem Kontextmenü
- achten Sie darauf, in welchem Bereich Sie sich befinden
Adresse eines Gastes
- geben Sie zuerst alle Adressdaten des Gastes ein
- rot markierte Felder sind Pflichtfelder, diese können in den Stammdaten definiert werden
- empfohlene Steuerung: Springen Sie mittels Tab-Taste durch die Felder, mit Alt+Tab gelangen Sie wieder in das Feld zuvor
- es unbedingt darauf zu achten, dass die AnredeA per Dropdown-Menü ausgewählt wird, nur so kann die AnredeB generiert werden
- die Felder "Suchname", "Na/PLZ/Ort" und "AnredeB" werden automatisch gefüllt, wenn man per Tab-Taste in die Felder springt, oder Schaltflächen klickt
Zusatz
- im Abschnitt "Zusatz" können Zusatzinformationen eingetragen werden
- Geburtsdatum:
- tragen Sie hier das Geburtsdatum des Gastes ein
- Zusatzfelder:
- die Benennung dieser Felder erfolgt in den Stammdaten
- diese Felder können beliebig genutzt werden
- PA-Nr.:
- tragen Sie hier die Personalausweis-Nummer des Gastes ein
Marketing
- siehe Abschnitt "Gästemarketing"
Info
- siehe Abschnitt "Gastinformationen"
Angehörige
- Angehörige können erfasst werden, ohne separat in die Gästekartei aufgenommen zu werden
- verbreitet kommt diese Arbeitsweise in der Urlaubshotellerie zum Einsatz
- öffnet Sie die Gästekartei eines beliebigen Gastes und klicken Sie auf "Angehörige"
- klicken Sie auf "Neu" um einen Angehörigen hinzuzufügen
- machen Sie die entsprechenden Angaben
- optional können Geburtsdatum und eine Information hinterlegt werden
Angehörige suchen
- öffnen Sie die Gästekartei
- klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Gästekartei
- wählen Sie "Angehörige suchen" aus dem Kontextmenü
- geben Sie die Ihnen bekannten Suchparameter ein
- anschließend werden die Gasteinträge aufgelistet, zu denen das Gesuchte passt
Wellness
- für Nutzer des Wellness-Moduls
- an dieser Stelle können Sie bevorzugte und abgelehnte Mitarbeiter hinterlegen
Termine
- siehe Abschnitt "Termine"
Reservierungen
- der Punkt "Reservierungen" gibt Ihnen einen Überblick, die der Gast bereits in Ihrem Haus hatte oder hat
- mittels Rechtsklick -> Reservierung können Sie diese Reservierungen öffnen und einsehen
Finanzen
- der Punkt Finanzen ist eine reine Übersicht über alle geschriebenen Rechnungen und offenen Posten
- eine Interaktion in diesem Fenster ist nicht möglich
MyWebBookingEngine
- an dieser Stelle werden Einstellungen für den Stammkunden-LogIn für die MyWebBookingEngine gemacht
Finanzdaten
- in diesem Abschnitt können - wenn notwendig - unterschiedliche Finanzdaten eingegeben werden
- Provision:
- bekommt der Gast eine Provision, wählen Sie sie hier aus (siehe "Provisionen")
- Steuer-Nr.:
- geben Sie hier die Steuer-ID ein
- Umsatzsteuer-Id:
- geben Sie hier die Umsatzsteuer-ID ein
- Konto / BLZ:
- geben Sie hier die Bankverbindung ein
- Kostenstelle:
- die Kostenstelle ist notwendig für Umsatzübergabe per ZMA/MARC Verfahren oder DTAUS
- Debitorenkonto:
- Feld 1: Mandant
- Feld 2: Debitorenkonto bei Arbeit mit Personenkonten
- Feld 3: Einstellungen für die Übergabe des Personenkontos bei Datev-Übergabe
- bevorzugter Zahlungsweg:
- diese Angabe wird beim Erstellen einer Rechnung automatisch eingesetzt
- Skonto Tage / Skonto Betrag / Zahlungsziel:
- diese Einstellungen überschreiben die Grundeinstellungen für individuelle Zuordnung beim Gast
- Pseudozimmer:
- wählen Sie ein Pseudozimmer, damit das Kundenkonto beim Hoteltransfer von Gastro.Profi bebucht werden kann
Rechnungen (Kundenkonto)
- einem Gast können Leistungen in Rechnung gestellt werden, ohne dass er eine Reservierung hat
- die Funktionsweise entspricht dem der Rechnungslegung einer Reservierung
- Ausnahme: es können keine Logisleistungen gebucht werden
- das Kundenkonto kommt häufig zum Einsatz, um Rechnung zu erstellen, für:
- Restaurantleistungen
- Wellnessleistungen
- Sauna, Bowlingbahn usw.
- wenn Leistungen auf das Kundenkonto gebucht und noch nicht abgerechnet worden sind, gibt es einen Eintrag bei "Offene KK Gast" im Tagesstatus
Umsatz
- Darstellung des durch den Kunden erzielten Umsatz
- machen Sie Einstellungen, welche Dokumente der Gast per E-Mail bekommen soll
- schließen Sie ihn ggf. von Mailingaktionen aus, die Gastselektion nach E-Mail Adressen wird diesen Gast dann nicht berücksichtigen
- alle anderen Abschnitte in der Adresskartei werden an anderer Stelle näher erläutert
Bild
- sie können ein Bild in verschiedenen Dateiformaten hinterlegen
Korrespondenz
- jedwede gastbezogene Korrespondenz wird hier abgelegt und ermöglicht einen Zugriff
Historie
- jede Änderung an den Gastdaten wird dokumentiert